クイックテキスト活用で入力作業を効率化

こんにちは。
セールスリクエスト川口です。

インサイドセールスの支援をさせていただいている中で、SalesforceなどのCRMへの活動登録を「ゼロから手入力で登録」しているケースをよく見かけます。

それ自体は大した手間ではないかもしれませんが、ちりも積もれば山となるため工数が膨れ上がる原因となります。
文章作成のたびに工数がかかるうえに、ミスの発生原因にもなりえます。

そこで今回は、入力作業を効率化できる機能の1つとしてクイックテキストの使い方を解説したいと思います。
文章が標準化できるので、入力ミス防止やレポート集計時のデータ確認をしやすくなりますので、ぜひご参考ください。

クイックテキスト機能とは

クイックテキストとは、Salesforceの入力補助機能の1つです。
事前にテンプレート化したメッセージをメール、ToDo、行動などに挿入することができ、よく使う文言を登録することで、作業時間を節約し、文章を標準化させることが可能になります。

架電時やメールでのヒアリング項目であとから聞きそびれた、ということありませんか？予め聞きたいこと、メモしておくべきことなどを事前に用意して表示させながら記録をとることが「クイックテキスト」でできるようになります。

クイックテキストの設定方法

①クイックテキストを有効化

[設定] ｜[クイック検索] ボックスに「クイックテキスト設定」と入力し、[クイックテキストを有効化] にチェックをつける

②クイックテキストを作成

活動のコメントにある吹き出しアイコンを開き「クイックテキストを作成」を押下

③クイックテキスト名とメッセージを作成していく。

• クイックテキスト名：「ヒアリング用」など一目で分かる件名にする。
• メッセージ
  1.活動やToDo用：ヒアリング項目など情報を統一したいものをフォーマット化しておく
  2.メール用：差し込み項目を使って作成が可能

④クイックテキストが反映されているか確認

リードや取引先責任者レコードを開いて活動のコメント欄にクイックテキストが反映されているか確認する。

クイックテキストタブから作成・編集・削除することも可能です！

以上となります。

さいごに

ちょっとしたツールを使うだけで、日々積み重ねとなる作業を大きく効率化することができます。
早い段階で取り入れて、作業以外のコアタイムに集中できるようになりたいですね！
是非参考にしてみてください！

セールスリクエストでは、Salesforce/HubSpotの活用法やインサイドセールスの立ち上げ時のノウハウも豊富にありますので、柔軟なご支援体制の構築が可能です。
もしご興味あればお気軽にご相談ください。