Salesforce クイックテキストとは？IS のログ品質を高める仕組み化テクニック

インサイドセールスの支援をしていると、Salesforceに対する活動登録を、毎回ゼロから手入力しているケースをよく目にします。一つひとつの入力はわずかな手間でも、件数が増えるほど「ちりも積もれば山」となり、現場の工数を圧迫します。さらに、そのたびに文章を作成することでミスも起こりやすくなります。

そこで本記事では、Salesforceの入力作業を効率化する機能のひとつである「クイックテキスト」の使い方を解説します。クイックテキストを活用することで文章を標準化でき、入力ミスの防止やレポート集計時のデータ確認もしやすくなります。インサイドセールスの生産性を高めたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

Salesforce クイックテキストとは

Salesforce クイックテキスト（Quick Text）は、Salesforce上でよく使う文章をテンプレートとして登録し、ワンクリック・数文字の入力で呼び出せる 「入力補助機能」 です。

たとえば、以下のような場面でクイックテキストを挿入できます。

• 活動のコメント（架電ログ・面談メモ など）
• ToDo のコメント
• メール本文
• ケース（問い合わせ対応）に関するコメント など

また、Salesforce クイックテキストを活用すると、単に作業時間が短くなるだけでなく、チーム全体で記録内容や文章表現を標準化できる点も大きなメリットです。人によって言葉遣いや書き方がばらばらになることを防ぎ、入力ミスや表記ゆれの削減にもつながります。その結果、Salesforce上に蓄積されるデータの品質が向上し、レポートやダッシュボードでの分析精度も高めることができます。

このように、Salesforce クイックテキストは「ちょっと便利な入力支援機能」というレベルを超えて、Salesforce活用全体の生産性とデータ品質を引き上げるための重要な機能といえます。

クイックテキストの設定方法

ステップ1｜クイックテキストを有効化

まずは、組織として「クイックテキスト機能」を使えるようにします。

1. Salesforce画面右上の 「設定」アイコン をクリックし、［設定］（Setup） を開きます。
2. 左側のクイック検索ボックスに「クイックテキスト」と入力します。
3. ［クイックテキスト設定］ を選択します。
4. 「クイックテキストを有効化する」にチェックを入れ、保存します。

これで、組織内のユーザーが Salesforce クイックテキストを利用できる状態になります。（組織の権限設定によっては、システム管理者に依頼する必要があります）

ステップ2｜クイックテキストを作成

次に、実際のクイックテキストを作成していきます。

1. 任意のレコード（リード・取引先責任者・取引先 など）を開きます。
2. 「活動」コンポーネントから、新規タスクや活動コメントの入力欄 を表示します。
3. コメント欄の右側に表示される 吹き出しアイコン（クイックテキストアイコン） をクリックします。
4. 表示されたウインドウから ［新規クイックテキストを作成］ を選択します。

これで、クイックテキストの編集画面が開きます。

ステップ3｜クイックテキスト名とメッセージを作成していく

クイックテキストには、大きく以下の情報を設定します。

• クイックテキスト名
  • 用途がすぐにわかる名前を心がけます。
  • 例）「ヒアリング」
• メッセージ（本文）
  • 活動用であれば、ヒアリング項目や記録項目を箇条書きで用意
  • メール用であれば、件名と本文のセットで記載しておくことも可能
  • 差し込み項目（マージフィールド）を活用し、宛名や会社名を自動表示させると便利です。

例：活動コメント用クイックテキスト（ヒアリング）

• 【コンタクト結果】
• 【キーパーソン／部署】
• 【課題・ニーズ】
• 【導入検討の背景】
• 【現在のツール／運用】
• 【次回アクション・フォロー予定日】

このような形であらかじめ枠をつくっておくと、メンバーは電話をしながら必要項目を埋めるだけで、質の高いログを残せます。

ステップ4｜クイックテキストが反映されているか確認

設定したクイックテキストが正しく使えるか確認します。

1. 再度、任意のレコードの活動コメント欄を開きます。
2. コメント欄の吹き出しアイコンをクリックすると、先ほど作成した クイックテキストの一覧 が表示されます。
3. 使用したいクイックテキストを選択すると、コメント欄にテンプレートが挿入されます。
4. 実際に内容を書き換え、保存まで問題なく行えるか確認します。

クイックテキストは、一覧管理し、後から編集・削除することも可能です。

クイックテキスト活用のポイント

よく使う文言は「パターン別」に分けて登録する

Salesforce クイックテキストは便利な反面、何でもかんでも1つに詰め込んでしまうと、どのテンプレートを使えばよいか分かりづらくなります。

たとえば

• 架電ヒアリング用
• 商談実施後のメモ用
• ウェビナー参加者フォロー用メール
• よくある問い合わせへの回答用

のようにシーンごと／目的ごとにクイックテキストを分けて登録するのがおすすめです。

また、同じ用途のクイックテキストを複数作る場合には、「Aパターン（簡潔版）」「Bパターン（詳細版）」のように使い分けの基準を明確にしておくと運用しやすくなります。

チームでクイックテキストを共有・ルール化するコツ

Salesforce クイックテキストは、個人で使うよりもチーム全体で活用してこそ真価を発揮します。

チームでの運用時は、あらかじめ次のようなルールを決めておきましょう。

• クイックテキスト名の命名ルール
  • 例）「［IS］TEL_初回架電」「［CS］FAQ_請求書の再発行」など
• 文末表現・敬語・全角／半角などのガイドライン
• 誰がクイックテキストを作成・更新するかの役割分担
• 半年に一度などの棚卸しタイミング（不要なものを削除・統合）

こうしたルールを事前に整えておくと、クイックテキストが増えても混乱しづらく、新メンバーもスムーズに使いこなせるようになります。

さいごに

ちょっとしたツールを使うだけで、日々積み重ねとなる作業を大きく効率化することができます。早い段階で取り入れて、作業以外のコアタイムに集中できるようになりたいですね！是非参考にしてみてください！

セールスリクエストでは、Salesforce/HubSpotの活用法やインサイドセールスの立ち上げ時のノウハウも豊富にありますので、柔軟なご支援体制の構築が可能です。

もしご興味あればお気軽にご相談ください。